Cách sử dụng Google Drive – Mẹo, thủ thuật và cách dùng tốt nhất

Trong số tất cả các dịch vụ lưu trữ đám mây và đồng bộ hóa tệp có sẵn, Google Drive được cho là tốt nhất. Ý tưởng của nó rất đơn giản: Đặt hoặc tạo tệp trong Drive và miễn là bạn có quyền truy cập vào internet (hoặc tải xuống tiện ích mở rộng Chrome ngoại tuyến), bạn có thể xem và chỉnh sửa tệp trên bất kỳ thiết bị tương thích nào. Chắc chắn, Google không phải là công ty duy nhất cung cấp loại dịch vụ này , nhưng nhờ tích hợp liền mạch với các dịch vụ khác của Google và bộ công cụ cộng tác đơn giản, Drive dễ dàng nổi bật so với các công ty khác.

Cách sử dụng Google Drive
Cách sử dụng Google Drive – Mẹo, thủ thuật và cách dùng tốt nhất

Trên thực tế, đây có lẽ là một trong những dịch vụ đám mây dễ nhất để bắt đầu sử dụng. Vì vậy, thay vì cung cấp cho bạn mọi chi tiết nâng cao, hướng dẫn này cung cấp một giới thiệu ngắn gọn về giao diện Drive, cho phép bạn điều hướng và sử dụng bộ phần mềm tốt hơn. Chúng tôi cho bạn một số mẹo để giúp bạn tận dụng tối đa dịch vụ freemium của Google.

1. Truy cập Google Drive

Cách sử dụng Google Drive

Bước 1

Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn sẽ cần có tài khoản Google trước khi tiếp tục với Drive. Đăng ký miễn phí và làm như vậy sẽ giúp bạn truy cập dễ dàng, đồng bộ vào tất cả các dịch vụ của Google. Bạn sẽ phải trả phí nếu bạn muốn có hơn 15GB dung lượng lưu trữ, nhưng việc bạn chọn làm như vậy sẽ không ảnh hưởng đến khả năng sử dụng dịch vụ của bạn. Tải xuống Google Chrome cũng không ảnh hưởng gì, do trình duyệt web phổ biến có một số tiện ích mở rộng và công cụ tích hợp tốt với Drive.

Bước 2

Khi bạn đã đăng ký (hoặc đăng nhập vào tài khoản hiện tại của mình), bạn có thể truy cập Drive thông qua trình duyệt hoặc ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động, hiện có sẵn cho cả Android và iOS.

Link google Drive: https://www.google.com/intl/vi/drive/

2. Điều hướng trong Google Drive

Cách sử dụng Google Drive

Sau khi đăng nhập vào Drive, hãy nhấp vào nút “MỚI” màu xanh ở góc trên bên trái hoặc “DRIVE CỦA TÔI” , nằm ở giữa màn hình. Trong ứng dụng di động, nhấn vào vòng tròn màu xanh với dấu cộng ở góc dưới bên phải. Thao tác này sẽ mở menu cho phép bạn tạo hoặc tải tệp lên Drive.

Bạn có thể tạo một bảng tính, tài liệu từ, trình chiếu slideshow, biểu mẫu, bản vẽ và một loạt những thứ khác thông qua các ứng dụng của bên thứ ba.

Chúng tôi sẽ không đi sâu về cách sử dụng từng chương trình miễn phí này ở đây, nhưng đây là một vài mẹo để học cách sử dụng các dịch vụ này một cách nhanh chóng:

Mẹo 1

Các nút trên Drive khá đơn giản, nhưng nếu bạn không chắc chắn về những gì chúng làm, chỉ cần di chuột qua nó. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện giải thích chức năng của nút.

Mẹo 2

Nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Office – tức là Excel, Word hoặc PowerPoint – thì phần mềm Sheets, Docs và Slides của Google sẽ trông quen thuộc. Họ hoạt động theo cách tương tự, và được cho là trực quan hơn. Bạn sẽ không tìm thấy nhiều tính năng nâng cao như trong phần mềm của Microsoft, nhưng Drive thì miễn phí, vì vậy đây là điều được yêu thích.

Mẹo 3

Trong khi bạn có thể đi đến chính Docs, Sheets, hoặc Slides trang để xem tất cả các tập tin của loại hình đó ở một nơi duy nhất, tạo ra các thư mục có thể là một cách tốt hơn để giữ cho có tổ chức và gọn gàng. Để tạo thư mục, nhấp vào nút “MỚI” ở góc trên bên trái, chọn  “Thư mục” và đặt tên thư mục tệp. Sau đó, chỉ cần kéo (các) tệp của bạn vào thư mục do bạn chọn từ trang Drive chính.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể gắn dấu sao cho các tệp bạn muốn truy cập bằng cách nhấp vào Thêm sao trong menu của mục đó, hãy nhớ rằng chỉ có thể được xem bởi người đã thêm chúng chứ không phải bởi những người bạn đã chia sẻ một mục cụ thể với.

Mẹo 4

Một cách khác để nhanh chóng tìm thấy một mục trong Ổ đĩa của bạn là sử dụng chức năng Tìm kiếm ổ đĩa, trên đầu mỗi trang là một trường nơi bạn có thể tìm kiếm tệp bằng tên hoặc loại tệp của nó. Nếu bạn nhấn mũi tên hướng xuống trong trường này hoặc Công cụ tìm kiếm khác, bạn có thể chỉ định thêm nữa và tìm kiếm tệp dựa trên một tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như ngày hoặc người bạn đã chia sẻ tệp.

3. Mẹo, thủ thuật và cách sử dụng GOOGLE DRIVE

Tải lên và chia sẻ tài liệu

Cách sử dụng Google Drive

Để tải tài liệu lên Drive, nhấp vào nút “TẢI TỆP LÊN” trong “MỚI” hoặc “MY DRIVE” và chọn tệp từ máy tính của bạn. Drive rất tốt cho sử dụng cá nhân, nhưng điều khiến nó khác biệt so với các dịch vụ đám mây khác là các công cụ cộng tác mạnh mẽ của nó. Nếu bạn cần làm việc từ xa với ai đó trong một dự án, bạn có thể chia sẻ tài liệu với họ và thay đổi cùng nhau trong thời gian thực.

Để chia sẻ tài liệu sau khi bạn đã tạo, hãy nhìn vào góc trên bên phải của cửa sổ tệp và tìm nút “CHIA SẺ”.

Để chia sẻ tài liệu sau khi bạn đã tạo, hãy nhấp vào nút “CHIA SẺ” ở góc trên bên phải, thêm cộng tác viên của bạn bằng địa chỉ email của họ và nhấp vào nút “XONG” màu xanh ở dưới cùng của cửa sổ. Khi họ đã được cấp quyền truy cập, tài liệu sẽ hiển thị dưới tab “ĐƯỢC CHIA SẺ VỚI TÔI” trong bảng điều khiển Drive của họ và liên kết đến tài liệu được chia sẻ cũng sẽ được gửi đến hộp thư đến email của họ.

Bạn có thể sử dụng liên kết có thể chia sẻ ở góc trên bên phải của menu Chia sẻ với người khác để gửi tệp qua văn bản hoặc dịch vụ nhắn tin khác.

Trong khi bên trong một tài liệu được chia sẻ, bạn có thể thấy ai khác hiện đang chỉnh sửa nó bằng cách nhìn ở góc trên bên phải của cửa sổ. Tên cộng tác viên sẽ được hiển thị bằng các màu khác nhau (hoặc với hình ảnh tài khoản của họ), vì vậy bạn có thể dễ dàng phân biệt chúng. Chỉ cần di con trỏ lên bất kỳ màu nào để xem nó đại diện cho ai.

Tải tài liệu và truy cập tập tin ngoại tuyến

Cách sử dụng Google Drive

Một tính năng hữu ích khác của Drive là khả năng xem và chỉnh sửa các tập tin ngay cả khi bạn không có quyền truy cập vào internet. Tất cả những gì bạn cần làm là tải xuống tiện ích mở rộng Google Docs Offline cho Google Chrome. Sau khi tải xuống – và được bật trong cài đặt Drive – bạn có thể truy cập một số tệp nhất định (Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày) ngay cả khi bạn đang đi du lịch hoặc không có internet trong vài giờ. Một vòng tròn màu xám với tia sét xuyên qua nó sẽ xuất hiện bên cạnh tên tệp của bạn trong cửa sổ tệp, cho bạn biết khi nào bạn ngoại tuyến.

Tuy nhiên, một trong những nhược điểm của điều này là bạn chỉ có thể truy cập các tệp bạn đã tạo và chưa chia sẻ với bất kỳ ai. Bạn cũng phải đã mở Google Drive trong trình duyệt của mình để làm như vậy. Cũng có thể truy cập các tệp ngoại tuyến thông qua ứng dụng dành cho thiết bị di động, giả sử bạn đã bật chức năng trong Cài đặt trước.

Thêm nhiều cộng tác viên thông qua Google Group

Cách sử dụng Google Drive

Nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu với một nhóm lớn người, bạn có thể tránh nhập từng địa chỉ email riêng lẻ bằng cách chia sẻ tài liệu với toàn bộ Google Group. Mọi người trong nhóm đó (cũng như những người được thêm vào nhóm sau này) sẽ có quyền truy cập vào bất cứ điều gì bạn đã chia sẻ.

Chia sẻ nhiều tệp cùng một lúc

Cách sử dụng Google Drive

Cần chia sẻ một loạt các tập tin cùng một lúc? Thay vì chia sẻ từng tệp riêng lẻ, bạn có thể di chuyển chúng vào một thư mục và chia sẻ thư mục đó. Mọi người bạn chia sẻ thư mục sẽ có quyền truy cập vào tất cả các tệp bên trong thư mục đó.

Chuyển đổi tài liệu được tạo bằng các chương trình khác

Cách sử dụng Google Drive

Cần chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc bạn bè để họ có thể cộng tác trên đó, nhưng bạn đã có tệp trong một chương trình tương tự khác? Không cần phải băn khoăn. Miễn là các tài liệu ở định dạng chính xác, hầu hết các tệp có thể dễ dàng được chuyển đổi thành Google Docs, sau đó có thể được chia sẻ và chỉnh sửa cộng tác. Để làm điều này, chỉ cần tải lên tệp mong muốn và mở nó trong Drive. Tiếp theo, nhấp chuột phải vào menu Tệp và chọn “MỞ BẰNG”. Tùy thuộc vào loại tệp, Google sẽ đề xuất chương trình phù hợp để mở. Dưới đây là các định dạng tệp hiện có thể được chuyển đổi thành Google Drive.

Cách sử dụng Google Drive

Hoàn nguyên về phiên bản cũ hơn của tài liệu

Cách sử dụng Google Drive

Khi có một vấn đề xảy ra và quá nhiều người sửa đổi khiến nó ngày càng sai. Rất may, bạn không phải lo lắng nếu bạn thấy mình trong một trong những tình huống này – Google có sự hỗ trợ của bạn. Drive được lập trình để lưu mọi phiên bản cập nhật của tài liệu của bạn trong 30 ngày hoặc 100 lần sửa đổi, tùy theo điều kiện nào đến trước. Điều này giúp đơn giản trở lại phiên bản cũ hơn của tài liệu, nếu cần.

Để truy xuất bản sửa đổi cũ hơn của tài liệu, hãy mở tài liệu bạn muốn thay đổi, nhấp chuột phải vào Tệp và chọn “XEM LỊCH SỬ SỬA ĐỔI” ở phía dưới. Sau khi bạn chọn mục này, một thanh sẽ xuất hiện ở bên phải của tài liệu liệt kê các phiên bản trước theo thứ tự thời gian. Nhấp vào bất kỳ một trong số họ để có được một bản xem trước của phiên bản cụ thể đó. Nếu đó là cái bạn đang cần, hãy nhấp vào liên kết “KHÔI PHỤC” phiên bản màu xanh này và mọi thứ sẽ trở về trạng thái cũ.

Sử dụng ứng dụng Google Drive

Drive không chỉ là một dịch vụ đồng bộ hóa tập tin hoặc một bộ phần mềm văn phòng. Google rõ ràng có kế hoạch lớn hơn cho nó. Ngoài phần mềm độc quyền của mình, Google cung cấp hàng tá ứng dụng của bên thứ ba thông qua Drive – ứng dụng cho phép bạn tạo sơ đồ, chỉnh sửa ảnh, xây dựng mô hình 3D, tạo bản phác thảo và hơn thế nữa mà chúng tôi chưa khám phá. Các tệp được tạo trong các ứng dụng này sẽ được lưu và đồng bộ hóa với tài khoản Drive của bạn giống như bất kỳ ứng dụng Google nào.

Xem thêm các ứng dụng ở đây: https://chrome.google.com/webstore/category/collection/drive_apps

error: Content is protected !!